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いまいち従業員の仕事の効率が上がっていないな・・・
と感じる経営者の皆様。

就業時間後、誰もいなくなった会社で従業員のデスクを見てください!

御社のオフィスは大丈夫ですか?

書類の束を机の上にそのままにしたり、椅子の上にドカッと置いて帰る人はいませんか?

パソコンのコードが絡まったままになっている人はいませんか?

デスク下のゴミ箱にゴミが入ったままになっている人はいませんか?

共用のファイルや書籍を個人の机に置きっぱなしにしている人はいませんか?

ボールペン、のり、はさみ、ホッチキスなど、会社の備品を必要以上にいくつも個人のデスクに持ち込んでいる人はいませんか?

机の上が消しゴムのカスや髪の毛などが落ちていたり、コーヒーや紅茶の跡がついたりしている人はいませんか?

一番下の引き出しに、問答無用で書類やファイルがぶち込まれている人はいませんか?

机の下に紙袋や書類などが散乱している人はいませんか?

これらは、いわゆる3S(整理、整頓、清掃)とよばれる話です。

3Sと言うと、工場を思い浮かべる人が多いですが、オフィスにおいても3Sはとても重要なことです。

例えば書類やファイルを探している時間は単なるロスタイムですし、ファイルした書類が見つからないからといって、PDFやパワーポイントなどを再印刷するのは時間の無駄に加え、トナーや紙、電気代の無駄でもあります。そして、見つからなかった書類が後日出てくると、その書類がダブってしまい、そういうことが積み重なるとオフィスのゴタゴタに拍車がかかってしまいます。

悪い例

次ような場面に心当たりがある方は少なくないと思います。いったい何人の人が巻き込まれて、貴重な時間をロスしているのでしょうか・・・

課長「おい、A係長、○○の契約書を見せてくれ」

A係長「はい、わかりました。えーとB君、契約書関係のファイルはどこだっけ」

B君「窓際の棚に入っているはずなのですが、見当たりませんね・・・」

A係長「見当たりませんね・・・じゃないだろう。課長が見たいと言っているんだ」

B君「あの棚の整理はCさんが担当なのですが」

A係長「おーいCさん、契約書ファイルはどこにいったんだねーーー」

D君「係長、今日はCさんは有給ですよ」

A係長「それは困ったなあ・・・」

課長「A係長、まだかね・・・」

A係長「おい、B君、契約書ファイルは確かPDFにしてあったよな。
   ○○の契約書を大至急印刷してくれないか」

B君「わかりました。でも、PDFのファイル名がぐちゃぐちゃなので、
  探すのに30分くらいかかりますよ・・・」

A係長「なんてこった。君たちはどういう管理をしているんだね。」

B君「すみません。でも、私も前任者からそのまま引き継いだだけですので・・・」

課長「A係長、どうして契約書のような基本的な書類がすぐ出てこないんだね!!」

A係長「申し訳ございません。おいD君、Cさんに電話して聞いてくれんか。」

D君「わかりました。」

課長「君たちは書類管理が全然できてないじゃないか!」

改善しましょう!

このような付加価値のないゴタゴタの結果、残業が発生している・・・なんてことになったら、経営者にしてみれば、割増賃金を完全にドブに捨てているようなものです。

我が国においては、製造業の現場管理や生産効率は世界最高水準であるが、逆にホワイトカラーの生産性は低いと言われています。それは、こんなところにも一因があるのではないでしょうか。

この状況を改善するには、トヨタ式など製造業のノウハウを説明した書籍は数多く手に入りますから、そのような本に学び、オフィスでもできることは応用してみるのも一手です。

例えば、トヨタ式において、製造現場の効率改善のためのキーワードで「探す運ぶは仕事にあらず」という言葉があります。これなどはオフィスにおいても完全に当てはまるのではないかと思います。先ほどの契約書を探していた事例においては、探していた時間はまさに何の付加価値も生まない時間ですし、仮に契約書ファイルが頻繁に使うものであるならば、窓際の棚ではなく、デスクのもっと近くの棚に置くべきです。そうすれば、取りに行く手間も返却する手間も最小化できます。

間接部門の効率化を図ろうと考えたならば、高額なフィーを払って経営コンサルタントを雇う前に、まずは泥臭くても3S改善に取り組み、それがどれだけの改善効果を生むか試してみてはいかがでしょうか。もし、現時点でオフィスの3Sが未着手であれば、まさにそこにはタダで手に入る「宝の山」が隠れているのです。

《参考記事》
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特定社会保険労務士・CFP 榊 裕葵


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