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作家が本を書くために山に籠る、そんな話を聞いたことがある人は多いのではないだろうか。お笑いコンビ「キングコング」の西野亮廣氏も以前本を書くために10日間山に籠り、1日15時間執筆していたという。

西野氏が本の執筆をまとめて一気に終わらせたように、数時間〜数十時間以上かかるような仕事=プロジェクトは、一度に終わらせたほうが早くて効率的、そう考える人も多いだろう。しかし実際は、まとめて一気に終わらせるやり方が必ずしも効率的とは限らない。

たとえば作家の村上春樹氏は執筆作業を細分化して毎日同じペースで取り組んでいるという。著書『職業としての小説家(新潮社 2016)』によれば長編小説を書く場合、一日に400字詰原稿用紙十枚程度を書くことをルールとし、『もっと書きたくなっても十枚くらいでやめておくし、今日は今ひとつ乗らないなと思っても、なんとかがんばって十枚は書きます。なぜなら長い仕事をするときには、規則性が大切な意味を持ってくるからです』と語っている。

同じ本を書く行為でもまとめて一気に終わらせるやり方(西野式)と、仕事を細分化して毎日少しずつ同じペースで取り組んでいくやり方=村上式がある。

執筆に限らず、一般のビジネスパーソンでも仕事では時間のかかるプロジェクトに取り組むことは珍しくない。そんな時に西野式と村上式のどちらのやり方がはたして効率的なのか。あるいは西野式、村上式以外の効率的なやり方が他にあるのか。

現在も大手企業で働き、タスク管理を見直すことで一日約14時間の長時間労働を改めることに成功し、2016年から残業ゼロを達成し続けているタスク管理の専門家の立場からこの問題について考えてみたい。

■「仕事に取り組めなくなる」西野式の問題点
いざ仕事に取り組もうと思った際に、「気が重い」「この仕事は大変そうだ」と感じ、「明日以降に取り組もう」と仕事を先送り・先延ばししてしまった経験は誰でもあるかもしれない。

アメリカのベストセラー作家アン・ラモットの著書『Bird by Bird(ひとつずつ、ひとつずつ)』では、当時10歳だったアンの兄が学校から3ヶ月前から出されていた宿題を提出日の前日にもかかわらず全く手をつけられず、父親の前で号泣するエピソードが語られている。

宿題の内容は鳥の生態について書くものだった。アンの兄は開いてさえもいない鳥の図鑑や本を前に今からやる宿題の量に気圧されて泣いていた。

すると作家だったアンの父はその兄の横に座り「ひとつずつ、ひとつずつ片づけていくんだよ。最初から、一羽ずつ(Bird by Bird)ね」とアドバイスした。

アンの父のアドバイスは秀逸だが、そもそもなぜアンの兄は3ヶ月前から出ていた宿題に全く手をつけられなかったのか。それはやらなければならない宿題の量に気圧され、自分の中で心理的なハードルが上がってしまっていたからだ。

西野式のようにプロジェクトをまとめて終わらせようとするやり方の問題点はここにある。

アンの兄が宿題にとりかかれなかったように、まとめて仕事に取り組もうとすると心理的なハードルが上がってしまう。その結果仕事を先送りして、締め切りギリギリまで仕事に取りかかれなくなるのだ。

締め切りギリギリまで仕事に取りかかれないとどうなるか。

「ヤバい、締切が近づいているのに、全然やれていない」と追い詰められるストレス。

いざ仕事にとりかかってみたら予想以上に大変な仕事であることが判明し、「今日は深夜まで残業だ……」という予想外の残業の発生。

あるいは「事前にAさんに資料をお願いしなければいけなかった。今からだと〆切に間に合わない……」という不測の事態の発生。

いずれも社会人なら経験したことがあるのではないかと思う。

まとまった量の仕事を前にした時、西野氏をはじめ仕事に熟練した人ならば、心理的なハードルを乗り越えることはむずかしくないのかもしれない。

しかし我々のような一般のビジネスパーソンがまとめて仕事に取り組もうとすると、心理的なハードルを乗り越えることができず締め切りギリギリまで仕事に取りかかれないことに頭を悩ませる。

■村上式から導かれる「時間を細分化する」という解決策
こうした問題に対処するためには心理的なハードルを下げる工夫が必要だ。そのために最も有効なのが仕事をまとめてやらずに、仕事を細分化して毎日少しずつ取り組んでいく村上式の考え方を取り入れることだ。

村上春樹氏は仕事を作業単位(原稿用紙十枚)に細分化して毎日少しずつ取り組む方法を教えてくれた。この手法は効果的だが、作業単位をどれくらいの単位にしたらいいのか迷う人もでてくる。

そこでよりシンプルに実践できる方法として筆者が提案したいのは仕事を時間単位で細分化して毎日少しずつ取り組むやり方だ。

どんな仕事でも「5分だけ取り組めばいい」と思えば大抵の場合は取り組める。どんなに大変そうな仕事でも取り組めるサイズまで時間を細分化すれば心理的なハードルも下がって毎日取り組めるようになる。

一方で現実的には毎日5分ずつ取り組んでも目に見えた成果は生まれない。会社員が月に20日、毎日5分取り組んでも100分にしかならない。これでは仕事が締め切りまでに終わらないケースもでてくる。

では毎日何分取り組めば先送りせずに目に見える成果も生まれるのか。最適なのは30分というのが筆者の考えだ。

■「 1つの仕事に1日30分以上かけない」仕事術
心理学分野のクロックテストという実験によれば、人間は同じ作業を続けているとだんだん飽きてくる「心理的飽和状態」に陥り、30分を経過すると集中力が低下しはじめるという。

起業家フランチェスコ・シリロ氏によって提唱され、国連、ノキア、ソニー・モバイル、トヨタ、レゴ、イタリア中央銀行などの組織から評価されているポモドーロ・テクニックという時間管理テクニックは25分間の作業=ポモドーロと5分間の休憩を1セットとして繰り返していく手法だ。

フランチェスコは著書『どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門(CCCメディアハウス 2019)』で『ポモドーロは意識と集中力、明晰な思考を促すものでなければならない』としたうえで 1ポモドーロの長さを20分〜35分、最大でも40分が最適と結論づけて最終的に30分を1セットとして設定した。

個人差はあるものの、人がダレ・飽きを起こさず集中力を維持できるのは一般的に30分が限界なのだ。

2007年に古市幸雄氏が書いた本『「1日30分」を続けなさい!人生勝利の勉強法55(マガジンハウス著)』は同年ベストセラー・ビジネス書第1位に選ばれ、 56万部以上売れている。この記事の執筆時点でもAmazon 売れ筋ランキングのタイムマネジメント部門で1位を獲得しており950個のレビューがついているにもかかわらず、星4つの高評価を維持している。

筆者も本書をきっかけに勉強する習慣を築くことができた一人だが、これだけこの本に反響があるのも多くの人が毎日30分勉強に取り組む効果を実感してるからではないだろうか。

こうした理由もあり筆者は毎日30分ずつ仕事に取り組むやり方を提案する。たとえば3時間かかりそうなプロジェクトも1日で仕上げず毎日30分ずつ取り組み6日かけて分割して仕上げる。

村上春樹氏がもっと書きたくなっても原稿用紙十枚で書くのをやめるように。30分以上取り組みたくなっても、30分で取り組むのをやめる。1つの仕事に1日30分以上かけないことがこの手法のポイントだ。

■複数の仕事を同時並行で進めることでリスクを分散する
1つの仕事に1日30分以上かけないことを意識すると1日の仕事の単位が原則30分となる。そうすると毎日複数の仕事を同時並行で少しずつ進めていく働き方に自ずと変わる。

元マイクロソフト(株)社長の成毛 眞氏は著書『本は10冊同時に読め!本を読まない人はサルである!生き方に差がつく「超並列」読書術 (三笠書房 2008)』で1冊ずつ本を読み通さず、まったくジャンルの異なる本を同時並行で読む読書法を提唱した。成毛氏は『複数の本を並行して読むことによって、つねにモチベーションや集中力を維持したまま読書ができるのだ』と語った。

成毛氏は本を10冊同時に読むことを提唱したが、筆者が提唱するのは10個あるいはそれ以上の仕事を同時並行で進めるやり方だ。そうすると効率的に仕事を進められ、突発的な事象が発生しても仕事をうまくマネジメントできるようになる。

たとえば今日の午後、仕事Aに3時間取り組むことを予定していたとする。そんな中午後に顧客からクレームが入り、午後いっぱい対応に追われることになった。この場合、午後に取り組む予定だった仕事Aは翌日以降に先送りせざるを得なくなり進行に大きな支障が生じる。もし締め切りが明日の場合、今日3時間余計に残業をしなければならない。

複数の仕事を同時並行で毎日30分ずつ取り組めばこうした突発的な事態が起きてもダメージははるかに少ない。

たとえば今日の午後に3時間、仕事A〜Fの6つの仕事に30分ずつ時間をかける予定だったとする(6つの仕事×30分=3時間)。同じようにクレーム対応に午後半日を費やす場合、A〜Fの仕事量は30分のため明日に先送りしても各々の仕事の進行に大きな影響はない。

毎日少しずつA〜Fに取り組めば締め切りが明日というケースもほぼない。どうしても今日残業してまでA〜Fを終わらせなければならないという事態も発生しない。

まとめて取り組む場合と比べ毎日30分ずつ取り組むほうが圧倒的に仕事をマネジメントしやすいことがわかってもらえたのではないだろうか。

1つの仕事に1日30分以上かけない「1日30分仕事術」はシンプルだが実践することで得られるメリットは大きい。ぜひ実践することで効果を実感してほしい。

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滝川徹 タスク管理の専門家

【プロフィール】
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に自身が所属する組織の残業を削減した取り組みが全国で表彰される。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。その体験を出版した『気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。』(金風舎)はAmazon1位2部門を獲得。2018年に順天堂大学で講演を行うなど、現在は講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動している。

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