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「上司の命令は絶対」
「お客様は神様」

こうした考え方はまだまだ日本で根強い。こうした背景から仕事の締め切りは仕事を依頼する側=上司や顧客が決めるものであり「与えられるもの」と考えている人も多い。しかし言われるがまま仕事を受け続けると、働く時間をコントロールできなくなり長時間労働に陥る可能性もある。

仕事がデキる人は締め切りを自ら決め、相手に提案・交渉する姿勢をもっている。

たとえばビルゲイツと働き、納期遅れが蔓延するプログラマーの世界で「一度も納期に遅れたことがない男」と言われたマイクロソフト伝説のプログラマー。『松竹梅プラン』を提示し仕事の締め切りを相手と交渉するユニークな手法を使う外資系コンサルティングファーム出身のベストセラー作家など。

彼・彼女らの仕事の締め切りに対する姿勢と対応方法から学べることは多い。

時短コンサルタントとして、仕事の締め切りに対する考え方とベストな対応について、彼・彼女らの考え方を紐解きながら考えてみたい。

■仕事の安請け合いを続けたAくんの末路
マイクロソフトでプログラマーとしてWindows95の開発に携わり、パソコンのドラッグ&ドロップや右クリックの概念を現在の形にしたことで知られる中島聡氏。中島氏は納期遅れが蔓延するプログラマーの世界で「一度も納期に遅れたことがない男」としても有名だった。

中島氏は著書『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか(文響社 2016)』の中で、仕事を与えられた時に何も考えずに安請け合いしてしまう元部下Aくんのエピソードを紹介している。

Aくんは中島氏が仕事を頼むといつも「はい!やります!」「かしこまりました!」などと文句を言わずに仕事を引き受けたという。ある時中島氏は締め切りが1週間後の仕事をAくんにお願いした。Aくんはその後毎日まじめに仕事をしているように中島氏からは見えた。土日も体を休め、余裕をもって仕事をしているように見えたのだという。

ところがある日中島氏が会社に行くとAくんはなんとオフィスで一人寝ていた。どうしたのか聞くと徹夜で仕事をしていたのだという。中島氏が「大丈夫?ちゃんと終わる?」と確認すると「大丈夫です!頑張ります!」と答えが返ってきた。締め切り前日の木曜日だった。

中島氏は不安を感じたがA君はまじめな部下で、仕事の手を抜いたり適当な完成度で放り投げたりする人物ではなかった。任せた仕事はほとんど終わっていて、クオリティを上げるために時間を費やしているのだと中島氏は考えたという。

だが締め切り当日の金曜日、Aくんが中島氏に語った言葉は「すみません、ほかの仕事もありまして、徹夜もしたのですが……もう1日いただけないでしょうか……」というものだった。

Aくんはその後も毎回締め切りギリギリになって「すみません、終わりませんでした」と謝りにきたという。毎回徹夜で仕事をがんばるので目を赤くして中島氏を訪れ「徹夜したのですが……」と眉を下げ、本当に申し訳なさそうに言ってきたのだそうだ。

中島氏もその後Aくんがしっかり仕事できるように様々な工夫を試みた。通常2週間単位の仕事を割り振るところを3日単位の小さな仕事を割り振る。あるいは単に仕事の量を半分にしたりした。しかし結果は変わらなかった。Aくんは最後には「終わりませんでした」と言ってきたという。

その後もまったく改善が見られなかったA君は、1年後に中島氏のチームを去ることになった。

中島氏によるとAくんは仕事自体はデキるし、そこそこ優秀なプログラマーだったという。ではなぜAくんは仕事を締め切りまでに終わらせることができなかったのか。それは中島氏によれば、仕事を与えられた時にあまり深く考えず安請け合いしてしまっていたからだ。

与えられた仕事にどれくらいの時間がかかるのか=仕事にかかる時間の見積もりは実際に手をつけてみないとわからないことも多い。しかし中島氏によればAくんは仕事を与えられた際に簡単に仕様書を見ただけで「できます!」と判断していたという。

『慎重さを欠いて安請け合いをすると、仕事は終わらず、上司からの信頼も失ってしまいます』と中島氏は同著書で説く。仕事を引き受ける時は仕事の締め切りを自分で慎重に判断したうえで引き受けるべきなのだ。

■締め切りは自ら決める・提案・交渉するもの
ではたとえば上司から「これ10日でやっといて」と依頼を受けた時、具体的にどうすればいいのだろうか。

中島氏の場合は「まずはどのくらいかかるかやってみるので、スケジュールの割り出しのために2日ください」と、上司から指定された期間の2割を仕事の見積もりのための調査期間としてもらってから判断するという。

中島氏はその調査期間に、本人曰く「猛烈に」仕事に取りかかり「8割方できた」という感覚が得られたら上司が提案した期日で引き受け、8割できなかった場合は期日の延長を申し出るのだそうだ。

仕事の締め切りを測る・見積もるために一度仕事に取り組むという中島氏のやり方は秀逸だが、筆者がここで強調したいのは中島氏が仕事の締め切りを自ら決める・提案・交渉するものだと考えていることだ。

彼は相手から言われるがままの締め切りで受けるのではなく、一旦仕事にとりかかり、その仕事にかかる時間を慎重に見積もったうえで相手の提案通り引き受けるか否かを判断した。

こうした習慣・姿勢をもっていたからこそ彼はプログラマーの世界で「一度も納期に遅れたことがない男」として活躍できたのだ。

■ 外資系コンサルは品質と納期を「松竹梅」で提案する
ベストセラーを含む20冊以上の著者であり、外資系コンサルティングファーム出身の清水久三子氏は、著書『外資系コンサル流・「残業だらけ職場」の劇的改善術 「個人の働き方」も「組織の体質」も変わる7つのポイント(PHP研究所 2017)』の中である方法を紹介する。仕事の締め切りを相手と交渉する手法『松竹梅プラン』だ。

たとえば上司から売上についてのレポートを求められた場合、以下のように仕事の品質と納期を松竹梅で提案する。

・松「地域別の売上を出すだけなら1時間で出せます」
・竹「店舗別の売上だと、3時間かかります」
・梅「店舗ごとにカテゴリー別の売上まで出すなら、データ提供の依頼をかけるので丸一日かかります」

もし上司から梅プラン=店舗ごとのカテゴリー別の売上を3時間で出してほしいと言われたら「データ提供の依頼が必要なので1日は必要です。でも店舗別の売上なら3時間で出せます。地域別なら1時間で出せます。いかがしましょう」と上司に選択肢を提案する。

もし上司がスピードを重視するなら「それなら店舗別の売上でいいので3時間で仕上げてくれ」と竹プランを選択するだろう。もしどうしても梅プランでなくてはいけない場合でも『納期も遅くなり、時間=コストがかかるということを納得してもらいやすくなるでしょう』と清水氏は同著書で書いている。

上司や顧客に具体的な選択肢を提案すれば、締め切りの提案・交渉はしやすくなるのだ。

■締め切りが明示されない日本特有の「なるはや病」
一方で「なるはや」に代表されるように日本では上司や顧客から仕事の締め切りが明確に示されないことも多い。

先程紹介した中島氏も同著書で『日本の職場で今最も蔓延している病気といえば「なるはや病」でしょう。これは「締め切りは明示しないけど、とりあえず早めにやってくれると助かるのでなるべく早くやってくれ」という、極めてあいまいな指示が飛び交う日本企業特有の病です』としている。

仕事の締め切りがあいまいだと、仕事を受けた側・依頼した側の双方がストレスを感じることになる。

仕事を受けた側は上司や顧客から予想より早いタイミングで「あの件、どうなった?」と聞かれ「そんなに早くやらなければならなかったの?」とストレスを感じる。仕事を依頼した側も「なるはやってお願いしたのにまだかな」と自分が期待する期日に仕事が提出されないことに不満を感じる。

日本企業ではこうしたケースも珍しくないのではないだろうか。

■仕事を依頼する側は実はそんなに急いでいない
Google、NIKE、P&Gでトレーニングし、世界最大のスピーチイベントで最高ランクの評価を得たジュリエット・ファント氏は『WHITE SPACE ホワイトスペース―仕事も人生もうまくいく空白時間術(東洋経済新報社 2022) 』で『案外、顧客自身もそんなに急いでなかったりするものだ』とし、入院患者がナースコールを押す回数について病棟看護師と行なった調査結果にもとづいてこのことをわかりやすく説明する。

ナースコールに応じる時間が決まっていない時、患者は緊急かどうかにかかわらず用事を思いついたらその都度ボタンを押した。しかし看護師が「毎時間始めに立ち寄りますね」と声がけしたところ、患者が即座にボタンを押す回数は減ったという。看護師が次いつ立ち寄るか、その時間・タイミングを明確に示したことで結果的に患者は緊急の時を除き、次の巡回まで待つようになったのだ。

このケースから学べるのは、対応するタイミング=締め切りを顧客に知らせれば、その仕事が急ぎかどうか判別できるということだ。締め切りがあいまいなまま仕事を受けると、その仕事が顧客にとって真に緊急かどうかの判断がつかない。結果的に顧客が求める以上に早く仕事を仕上げてしまう機会も増え、自らの負担を増やすことにつながってしまう。

■ 「いつまでに仕上げればよろしいですか?」と必ず確認する
では上司や顧客から明確に仕事の締め切りが示されなかった時、我々は具体的にどうすればいいのか。

先程紹介したファント氏の著書ではこの問題の解決策として、どんな時でも必ず「いつまでに仕上げればよろしいですか?」と確認することをあげる。

『こう問うことで、相手の都合や期日を尊重していることを示せる。さらに、相手の目に映るあなたの価値を高めながら、同時に過度な負担を減らすこともできる』とファント氏は言う。

筆者も仕事を受ける時に必ず「いつまでにやればいいですか?」と相手に確認して仕事の締め切りを明確にすることを心がけている。相手から示される締め切りが自分が考える期間よりも短いと感じる時は相手に仕事の内容を確認し、必要に応じ清水氏の松竹梅プランを活用して締め切りを交渉する。

仕事の締め切りを自ら決め交渉する姿勢を持つことで、仕事の効率・生産性は飛躍的に高まる。ぜひ今日から意識して取り組んでみてほしい。

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滝川徹 時短コンサルタント

【プロフィール】
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に自身が所属する組織の残業を削減した取り組みが全国で表彰される。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。その体験を出版した『気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。』(金風舎)はAmazon1位2部門を獲得。2018年に順天堂大学で講演を行うなど、現在は講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動している。

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