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一日の終わり、未完了の項目だらけのタスクリストを見て「今日も全然仕事が終わらなかった……」と徒労感に襲われたことのある人は少なくないだろう。

こういうとき多くの人は、仕事が全て終わらなかったのは自分の仕事のやり方もしくは能力に問題があるのだと考える。しかし実は、本当の原因は別のところにあると筆者は考えている。

それは、タスクリストにある仕事とは別に、無意識・無自覚に消費している時間があることに気がついていないことだ。

この「見えない時間」の正体を突き止め、明らかにすることによって初めて、仕事は予定通りに終わるようになる。しかもそれは、1日たった3分でできる。

「見えない時間」の正体とは何なのか? どうすればそれを明らかにできるのか? 時短コンサルタントの立場から考えてみたい。

■時間管理の専門家が見落とした10時間の正体
ローラ・ヴァンダーカムは、視聴回数が1200万回を超えるTEDトーク『自由時間を上手に使いこなす方法(2016年)』で知られる時間管理の専門家だ。ある対談によると、彼女は3年間にわたり自分の時間を記録し続け、無意識に消費している時間が大量にあることに気づいたという。

ローラはそれまでも、不定期に時間の記録を取っていた。その記録から、自分の週あたりの労働時間は50時間程度だと思っていた。しかし継続的に時間を記録してみると、実際には50時間より40時間に近いことがわかった。

50時間働く週がなかったわけではない。しかしその頻度は、20時間働く頻度とそう変わらなかった。週あたりの平均労働時間が50時間ではなく40時間なら、あとの10時間は何に使われているのか。時間管理の専門家であるローラにさえ、はじめはわからなかったという。

蓋を開けてみると10時間のうち、大半の時間を自分の車の中で過ごしていたことがわかった。彼女は驚いた。自宅で仕事をするので、通勤に車は使わない。彼女は一日に1時間以上、ただ車で音楽を聴いていたのだ。

運動や読書の時間より、車で音楽を聴く時間のほうが長い。時間の記録を取らなければ、このことに気づけなかったと彼女は認める。「もっと自分の時間を意識して使わないといけないわね」とあらためて語った。

この「見えない時間」はローラだけでなく、すべての人に当てはまる現象だ。

■見えないルーティン
タスク管理の第一人者で50冊以上の本を執筆している佐々木正悟氏は著書で、私たちが日々生きていくだけで必要な時間があることを指摘した。


日々の細々としたことから睡眠時間・食事の時間・トイレに行く時間まで、人間には毎日を生きるためだけに消費する時間がある。佐々木氏はこれを「現状維持コスト」と呼ぶ。
私たちはふだん、こういった時間をどのくらい使っているか、あまり意識していません
(引用:なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? 佐々木正悟 技術評論社 2014)

現状維持コストが「見えない時間」であることを説いているのだ。

仕事でも現状維持コストは存在する。たとえば、ビジネスマンはメールの読み書き・調べ物に毎日一定の時間を費やす。マッキンゼー国際研究所(MGI)が実施した調査によれば、オフィスワーカーは1日あたり2.6時間をメールの読み書きに費やしているという。

オウケイウェイヴ総研が全国の会社員1,000名を対象に行った「社内業務に関する調査」では、一般的な会社員は1日平均1.6時間をインターネット検索等による調べ物に割いていることがわかった。

以上を単純計算すれば、ビジネスマンはメールの読み書き・調べ物の時間だけで1日4.2時間(2.6時間+1.6時間)を費やしていることになる。仕事ではこうしたルーティンタスクが現状維持コストとなるのだ。

また、割り込み仕事も見えないルーティンタスクにあたる。

前述のローラは、ワークショップの受講者にタイムログをつけさせたところ、あるパターンを発見したという。それは「何度も仕事のじゃまをされる」ことだった。その受講者の1日は、突発的なミーティングやちょっとした相談のくり返しだった。
(参考:うまくいっている人は朝食前にいったい何をしているのか ローラ・ヴァンダーカム SBクリエイティブ 2017)

割り込みは突発的に発生するものだ。しかし毎日一定時間割り込まれるのであれば、もはやルーティンタスクとも言える。

■予定通り仕事が終わらない本当の理由
先程紹介した本で佐々木氏は『多くの人がカレンダーや手帳の「余白」にだまされています。人によっては「予定の書いていない日は空っぽ」と思い込んでいます』と言い、次のように説く。
すべての日は、「生きていくため、仕事をするためにしなければならないこと」でぎっしり埋まってしまっています。カレンダーは実際には、余白どころか、書き込むスペースが足りなくなるほど、用事でいっぱいなのです
(引用:なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? 同上)

たとえば、会議や面談の予定がない日はその日一日「余白」があるように思える。しかしルーティンタスクや割り込みに割く時間を考えれば、余白は実際にはかなり少なくなる。

筆者は長時間労働に悩んでいた頃、毎日仕事中に時間・行動の記録を取っていた。2013年のデータを見返すと、ルーティンタスクに費やす時間は1日あたり179分、割り込みに費やす時間は133分だった。ルーティンタスクと割り込みを合わせると1日で5.2時間となる。

仮に9時から18時まで9時間働くとすると、自由に使える時間は3.8時間(9時間–5.2時間)になる。3.8時間しかないのに9時間分の仕事の計画を立てれば、当然5.2時間(9時間–3.8時間)が溢れる。予定通り仕事は終わらないというわけだ。

佐々木氏は『自身の経験を通じて私が知った究極のポイントは、「時間はないのだ」という事実が「見える」ようになることの大切さでした』と語っている。

多くの人には実際に使える時間が限られていることが見えていない。ルーティン・割り込みといった「見えない時間」を見落とし、自分が実際に使える時間以上の予定・計画を立ててしまう。だから、予定通り仕事が終わらないのだ。

■1日3分あればできるタイムログの実践法
では、予定通り仕事を終わらせるためにはどうすればいいのか? 自分が実際に使える時間を正確に把握するために、タイムログを取ることだ。

ローラも次のように提案する。
時間を有効活用する第一歩は、自分の時間の使い方を知ることだ。今日から一週間(数日でもかまわないが、理想は一週間だ)、自分の行動と、それを行なった時間を、できるかぎり記録していこう
(引用:うまくいっている人は朝食前にいったい何をしているのか 同上)

彼女は対談で「忙しくて時間の記録なんて取れない!って人に対してなんて言うの?」との質問に「私が(時間の記録に)使ってる時間は1日に3分くらい。1日に3回、毎回1分チェックするだけ。歯を磨く時間と同じくらいよ。だからもし歯を磨く時間すら取れないって言うなら……しかたないわね」と答えた。

ローラが1日に3分と言ったのは記録をふりかえる時間だろう。実際にやってみればわかるが、時間を記録する作業自体はほとんど時間を要しない。時間がないからやれないのは理由にならないとローラは言いたかったのだ。

では具体的にどうやってタイムログを取ったらいいのか。

単純にタイマー・時計を使って紙に行動を記録してもいいが、スマホアプリをはじめとしたデジタルツールの活用をオススメしたい。

筆者は「たすくま」という有料のiPhoneアプリを使用しているが、無料で使えるツールなら「Toggl Track」がオススメだ。Webブラウザ・モバイルアプリいずれでも使え、操作方法もシンプルでわかりやすい。

しかし、どのツールを使うかはそれほど重要ではない。大切なのはとにかく1週間でいいので、記録を続けることだ。全ての行動記録を取ることはむずかしいかもしれない。その場合は、ルーティンタスクと割り込みに費やす時間だけでもできる限り正確に記録する。

記録が取れたら、ルーティンタスクと割り込みの1日あたりの平均時間を出す。そうすれば、自分が1日に実際に使える時間がわかるはずだ。そうすれば無理な計画を立てなくなる。予定通り仕事が終わる可能性が高まるはずだ。

ピーター・ドラッカーは「時間を管理するには、まず自らの時間をどのように使っているかを知らなければならない」と言った。

筆者も長時間労働に悩んでいた頃は時間の記録を取ることからはじめた。「見えない時間」が見えるようになり、自分の実際に使える時間の少なさに驚いた。それからは無理な計画を立てなくなり、しばらくして「残業ゼロ」を達成した。

時間の記録は時間管理で最も重要な行為の一つだ。抵抗はあるかもしれない。でも本気で働き方を変えたいなら、1週間だけでもぜひ記録を取ってみてほしい。やるだけの価値はきっとある。

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滝川徹 時短コンサルタント

【プロフィール】
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に自身が所属する組織の残業を削減した取り組みが全国で表彰される。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。その体験を出版した『気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。』(金風舎)はAmazon1位2部門を獲得。2018年に順天堂大学で講演を行うなど、現在は講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動している。

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