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仕事は一つずつ片付けていくもの。そう考える人も多いだろう。しかし実は、複数の仕事を少しずつ同時並行で進めたほうが最短で仕事を終えることができる。

そう語るのは時短コンサルタントの滝川徹氏。今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術(パンローリング) 』より、複数の仕事を同時並行で進める仕事術の解説を、再構成してお届けします。



■複数の仕事を同時進行で進めるメリット
世界累計で500万部を超えるベストセラー『嫌われる勇気』(ダイヤモンド社)の著者 岸見一郎氏は複数の本の原稿を同時進行で書き進めるという。実は30分仕事術も、複数の仕事を同時進行で進める仕事術だ。

ひとつの仕事に1日30分以上かけないことを意識すると、1日の仕事の単位はそれぞれ30分以下となる。そうすると、1日に複数の仕事をこなしていく働き方に自ずと変わる。

複数の仕事を同時進行で進めるメリットは2つある。ひとつの仕事にかける時間を30分と短くすることでダレ・飽きを起こさずに高い集中力とモチベーションを維持して仕事をこなしていけること。もうひとつは、突発的な事象が発生しても仕事をうまくマネジメントできるようになることだ。

たとえば今日の午後、仕事Aに3時間取り組もうと考えていたとする。そんな中、午後に顧客からクレームが入り、午後いっぱい対応に追われることになったとしよう。

この場合、午後に取り組む予定だった仕事Aは翌日以降に先送りせざるを得なくなる。そうすると仕事Aの進行に大きな支障が生じる。もし仕事Aの締め切りが翌日だった場合、不本意ながら3時間余計に残業して終わらせなければならなくなるだろう。

私はこうした予定外の残業が本当に嫌いだ。同じ3時間でも、自分の決めたスケジュールにそって取り組むのと、予定外の残業を強いられて取り組むのとでは天と地の差がある。後者のストレスはとてつもなく大きい。それだけでなく、予定していた飲みの誘いもキャンセルしなければならなくなる。ありえない話だ。

ここでいいニュースがある。複数の仕事を毎日30分ずつ同時進行で進めていれば、こうした事態に陥ることがなくなるのだ。少なくとも突発的な事態が起きてもダメージははるかに少なくなる。同じように例を使って考えてみよう。

たとえば今日の午後に3時間、仕事A~Fの6つの仕事に30分ずつ時間をかける予定だったとする(6つの仕事×30分=3時間だ)。先の例と同様、クレーム対応に午後半日を費やしてしまった。

その場合、取り組む予定だったA~Fの各々の仕事量は30分だけだ。たったそれだけなら各々の仕事を明日に先送りしても仕事の進行上問題ない。そもそも30分仕事術を実践していて、毎日30分ずつA~Fに取り組んでいれば、締め切りが明日でピンチ! なんて事態になることもまずない。

もし万が一締め切りが明日でも、残業しなければならない時間は30分だけ。これなら飲み会にちょっと遅刻するだけですむ(もちろんA~Fの締め切りが全部明日! なんてことになれば3時間残業だ。でもそんな事態になることはまず考えられない)。

実は私が30分仕事術を生み出したきっかけのひとつは、残業ゼロの働き方を実践していたからだ。毎日17時きっかりに退社するためには、予定外の残業の発生をゼロにする必要があった。しかし予定外の仕事の発生は、いくら私でも避けることはできない。どうしても今日中にこの仕事をやってほしい。そう依頼されることもあるわけだ。

私にはそうした不測の事態が発生しても、仕事をきちんと終わらせて定時に帰る必要があった。どうしたらいかなるときでもそれを達成できるのか。考え抜いて生み出した手法が30分仕事術だった。

実際30分仕事術を実践するようになってからは予定外の緊急の仕事が発生しても、残業してまで終わらせなければならない仕事は皆無になった。私はこの仕事術のおかげで人生をより楽しめるようになったのだ。

■仕事に早く着手することで得られる絶大な安心感
仕事を同時進行で進めるメリットはまだある。それは抱えている仕事に早く着手することで、その仕事の見通し(全体像)が早い段階で見えるようになることだ。

仕事というものは実際に取り組んでみないとどれだけ時間がかかるか、どれだけの労力がかかるかイメージできないことが多い。

たとえば仕事でレポートを書くことになったとしよう。ネットでのリサーチに30分、資料を読むのに1時間、レポートを仕上げるのに2時間、全部で4時間もあれば十分と考えたとする。

しかしいざリサーチをはじめると、思うようなデータが出てこない。ようやくリサーチを終えて資料を読みはじめると、思っていた以上に難しい。さらにレポートを仕上げるために別の資料を読まなければいけないことが判明する。

けっきょく4時間の予定が8時間かかってしまう。こうした経験をしたことは誰でもあるはずだ。このように仕事は実際に取りかかってみないと全体像が見えてこない。

仕事の見通しが早い段階で見えない問題点はいくつかある。ひとつは自分が抱えている仕事が締め切りまでに無事終わるのか、常に不安がつきまとうことだ。

長時間労働をしていた頃、私は毎日「仕事が爆発してしまったらどうしよう」という不安に苛まれていた。たくさんの仕事を抱えていたが、当時は同時進行で仕事を進めるという発想がなかった。その大半が未着手の状態だった。

そうすると「このペースで毎日働いていて、無事全ての仕事を締め切りまでに終わらせることができるのだろうか」という不安が払拭できない。自分が抱えている仕事の見通し・全体像が全く想像できなかったからだ。

私がわかっていたことはただひとつ。とにかくたくさん、やらなければいけない仕事がある。それだけだった。不安でしかたなかった私にできることは限界まで毎日長時間働くことだった。

しかし30分仕事術を実践すれば、当時の私の悩みは簡単に解決することができる。複数の仕事を毎日30分ずつ同時進行で進めていけば、未着手の仕事がなくなっていく。先にも書いた通り、仕事は着手すればその仕事にかかるであろう時間や労力が想像できるようになる。手に入るのは安心感だ。

君は以前と比べて自分の仕事をコントロールできている感覚を味わうことができる。少なくとも以前のように目の前の仕事に取り組みながら「あの仕事はまだ全然手をつけられてないけど、期日までに終わらせられるかな」などと思わずにすむ。あらゆる仕事も着手さえできていれば、期日までに終わりそうか想像できるようになるからだ。

昔の私のように、あの仕事は締め切りまでに間に合うだろうかなどと心配している状態では目の前の仕事に100%集中することもできない。当然、仕事の生産性は低下する。30分仕事術を実践すれば、常に仕事をコントロールでき、不安は限りなくゼロに近づく。目の前の仕事に100%集中できるようになる。

■時間ロスをなくし最短ルートで仕事を仕上げる方法
仕事に早く着手するメリットは、不安を払拭できることだけに留まらない。仕事の段取りがよくなり、最短ルートで仕事を終えられるようになる。

たとえば私が会社で社外の人も含めた勉強会の企画・立案を任されたとしよう。開催は準備もそれなりにかかるので、半年後くらいと言われた。その場合、今の私ならはじめの30分で次のように作業を書き出すことからはじめる。

 ①勉強会の内容・構成を考える
 ②上司から①を承認してもらう
 ③当日発表してもらう人物にプレゼンの準備を依頼する
 ④出席者のスケジュールを確認して日程を決める
 ⑤会議室を確保する
 ⑥日程の詳細を案内する
 ⑦懇親会の店を予約する
 ⑧懇親会の乾杯と終わりの挨拶をお願いする人物に依頼する

長期間にわたる仕事ほど、手順や段取りを整理・検討してから取り組むことが大切だ。そうしないと大抵の場合回り道をして時間を大幅にロスすることになるからだ。

同じタスクでも、昔の私なら「まず日程を決めないと」と焦りながら関係者の日程調整からはじめただろう。その結果……。

日程調整を終えて、勉強会の企画を上司と詰めた後で数人の社外関係者にプレゼンを依頼する必要があることに気づく。あわてて依頼すると「準備に1カ月以上はかかるから、そのスケジュールではとても間に合いませんね」と言われた。さぁ、どうする?

なんとか調整して、社内外の参加者に確認も取れて案内まで終えた。あとは会議室を確保するだけ。だが空いてない! さぁ、どうする?

同僚のおかげで会議室問題もクリア。勉強会も無事終了し、懇親会に。だが直前になって、重鎮の列席者に乾杯の挨拶を頼んでおくのを忘れていたことに気がつく。さぁ、どうする?

極端な例だと思うかもしれない。だが昔の私はこれに似たような経験を何度かしたことがある。

仕事を効率よく進めるためには段取りを事前に整理・検討しておくことが極めて重要だ。同じ仕事でも作業に取り組む順番を間違うと時間ロス(時には大ダメージ)につながる。

仕事に早く着手して最初に段取りを整理する習慣をもつことができれば、時間ロスのリスクを格段に減らし、最短ルートで仕事を仕上げられるようになるのだ。

滝川徹 時短コンサルタント

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【プロフィール 滝川徹・時短コンサルタント】
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現役会社員であり、時短コンサルタント。1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に自身が所属する組織の残業を削減した取り組みが全国で表彰される。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。その体験を出版した『気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。』(金風舎)はAmazon1位2部門を獲得。時間管理をテーマにした講演やセミナー活動、書籍執筆、Yahoo! ニュースやアゴラの寄稿、SNSや動画配信などでタスク管理についての情報発信を精力的に行っている。

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