 そう語るのは現役会社員・時短コンサルタントの滝川徹氏。今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術』より、やるべき仕事に時間を割くための秘訣について、再構成してお届けします。 ■️メール返信は別タスクに メールやチャットをチェックするときに意識してほしいことがある。それはメール受信等の「確認の時間」と返信等の「対応の時間」を切り分けることだ。 多くの人はメールやチャットを確認したとき、そのまま返信していることだろう。「了解しました」など、即レスできるときはそれでかまわない。しかしたとえば込み入った内容やクライアントへのかしこまった返信をしようとすれば、文章を考えるのに15～20分、場合によってはそれ以上かかってしまうこともあるだろう。 そんなときはその返信を「〇〇メールへの返信対応」などのように、受信確認とは別のタスクととらえるべきだ。 なぜか。理由はいくつかあるが、一番シンプルな理由はメールやチャットへの返信は必ずしもその日中にやらなければならないタスクではないからだ。どういうことか説明しよう。 メールやチャットは通常ルーティンタスクで、ビジネスパーソンであれば原則毎日チェックしなければならないものだ。ルーティンタスクの定義は、毎日必ず行うタスクである。 ■メールやチャットへの「対応」は、必ずしもルーティンタスクとは言えない 一方メールやチャットへの「対応」は、必ずしもルーティンタスクとは言えない。相手は必ずしも急いでいるわけではない。至急で返信をしなければならないケースを除き、翌日以降の対応で問題ないはずだ。 であれば時間がかかる返信はチェックとは別のタスクととらえ、翌日以降に取り組むほうが合理的だ。その日に受信したメールやチャットへの返信に時間を費やせば、自ら割りこみタスク＝中断を作り出すことになるからだ。 ルーティンタスクは毎日必ず行わなければならないタスクに限定すべきだ。ルーティンタスクに費やす時間が多くなればなるほど、自由に使える「本当の持ち時間（総労働時間からルーティンタスクの時間を引いたもの）」は少なくなる。 本来やるべき仕事に時間を割くために、確認と対応を区別すべきだ。少なくとも私はそう考えている。君もぜひ試してみてほしい。 【関連記事】 ■あなたの仕事が際限なく増える原因は「不安」にある（滝川徹 時短コンサルタント） https://sharescafe.net/61421938-20240414.html ■効率を追求しても長時間労働からは抜け出せない（滝川徹 時短コンサルタント） https://sharescafe.net/61421915-20240414.html ■「あの件どうなった？」上司の進捗確認で仕事を中断されないためのコツ （滝川徹 時短コンサルタント） https://sharescafe.net/61417313-20240413.html ■ビジネスで「即レス」を心がけてはいけない理由 （滝川徹 時短コンサルタント） https://sharescafe.net/61417289-20240413.html ■「今、ちょっといい？」仕事 の中断を激減させる小さな習慣 （滝川徹 時短コンサルタント） https://sharescafe.net/61417259-20240413.html 【プロフィール 滝川徹・時短コンサルタント】  
シェアーズカフェ・オンラインからのお知らせ ■シェアーズカフェ・オンラインは2014年から国内最大のポータルサイト・Yahoo!ニュースに掲載記事を配信しています ■シェアーズカフェ・オンラインは士業・専門家の書き手を募集しています。 ■シェアーズカフェ・オンラインは士業・専門家向けに執筆指導を行っています。 ■シェアーズカフェ・オンラインを運営するシェアーズカフェは住宅・保険・投資・家計管理・年金など、個人向けの相談・レッスンを提供しています。編集長で「保険を売らないFP」の中嶋が対応します。 |
